1. Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng quản lý bản thân hoặc những người khác và các nguồn lực thời gian, hoàn cảnh để đạt được mục tiêu cụ thể trong việc. Kỹ năng này sẽ vạch ra một lộ trình cụ thể – có thể ngắn hạn hoặc dài hạn trước khi bắt đầu triển khai.
Các chỉ số hành vi bao gồm:
- Ước tính chính xác thời gian và nỗ lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
- Xác định và tổ chức hệ thống và các nguồn lực cần thiết.
- Tổ chức thời gian cá nhân để thực hiện trách nhiệm.
- Duy trì thời gian chuẩn bị đầy đủ cho các cuộc họp / thời hạn đã lên lịch.
- Xây dựng lịch trình và thời gian biểu với các mốc và thời hạn rõ ràng, cụ thể.
- Thiết lập cách đo lường kết quả và cột mốc cho bản thân.
- Xác định các nhiệm vụ quan trọng.
- Sắp xếp các công việc theo một thứ tự hợp lý.
- Thiết lập các ưu tiên một cách có hệ thống, phân biệt giữa các nhiệm vụ khẩn cấp, quan trọng và không quan trọng.
- Sử dụng danh sách "việc cần làm", kế hoạch nhiệm vụ hoặc các thiết bị lập kế hoạch tương tự để ghi lại kế hoạch hành động, thời hạn, ...
- Giám sát và điều chỉnh các mức độ ưu tiên và / hoặc loại bỏ các nhiệm vụ trên cơ sở đang thực hiện.
Liệt kê các đầu việc chi tiết và phân bổ thời gian theo các mốc nhỏ sẽ đem lại hiệu quả cho việc lập kế hoạch của bạn.
Khi cần lập các kế hoạch dài hạn, bạn hãy lập ra các bảng kế hoạch tổng quát theo năm/ tháng và cả những bảng kế hoạch phân nhỏ theo tuần/ ngày. Với nó, bạn có thể đảm bảo việc thực hiện kế hoạch của bạn hoặc nhân viên của bạn luôn được diễn ra đúng thời hạn.
Một người có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả phải là:
- Xác định rõ ràng nhiệm vụ và đúng đắn mục tiêu.
- Biết cách phân chia mục tiêu lơn thành các mục tiêu nhỏ ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.
- Hiểu rõ các điều kiện cần và đủ để thực hiện các mục tiêu đó
Specific – Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể
Measurable – Mục tiêu phải đo lường được
Attainable – Mục tiêu mang tính khả thi, có khả năng hoàn thành
Relevant – Mục tiêu có liên quan
Time Based – Có thời gian cụ thể để đạt mục tiêu
- Lập chi tiết, cụ thể danh sách những việc cần làm để chia các đầu việc vào từng thời gian thực hiện cụ thể.
- Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và thời gian: Từ danh sách chi tiết, cụ thể trên, bạn hãy dựa vào những ghi chú để tiến hành sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hợp lý và khoa học. Sau đó, bạn ấn định thời gian thực hiện và đặt tất cả chúng vào bảng tiến độ kế hoạch.
- Phân chia nguồn lực nhân sự: Mỗi một đầu công việc, thời gian thực hiện ứng với nguồn nhân lực khác nhau để thực hiện, có thể là nguồn nhân lực cá nhân thực hiện hay nguồn nhân lực là một tập thể, một nhóm thực hiện,... để làm được điều đó, bạn phải hiểu rõ thế mạnh của từng bộ phận trong nguồn nhân lực của mình
Khi kế hoạch lập ra, để đạt được hiệu quả, bạn cũng luôn cần theo dõi kế hoạch, đảm bảo việc thực hiện kế hoạch cũng như xử lý những vấn đề phát sinh kịp thời, cớ khả năng thích ứng linh hoạt khi thực hiện kế hoạch.
Sự tính toán của con người là có hạn. Và các yếu tố khách quan bất ngờ cũng như sự thay đổi của yếu tố chủ quan đòi hỏi bạn phải có sự linh hoạt để kịp thời điều chỉnh. Đừng lo lắng, linh hoạt chính là một trong các kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả đấy.
Việc kiểm tra sẽ khiến bạn biết được rằng:
- Mình đang làm tới đâu?
- Liệu bạn có đi đúng theo tiến độ của kế hoạch không?
- Có vấn đề gì bất cập đang diễn ra hay không?
Bạn đừng quên đánh giá năng lực làm việc sau mỗi tuần. Bởi bước này sẽ giúp bạn tiếp thêm động lực và review lại những chỗ “lỗi thời” trong bản kế hoạch cần điều chỉnh lại.
Điều đó không có nghĩa là kỹ năng lập kế hoạch của bạn kém đâu. Nó có nghĩa là bạn đang không ngừng hoàn thiện và tốt lên từng ngày đấy!
Phương pháp 5W 1H 2C 5M đã không còn là phương pháp xa lạ gì trong nội bộ của các doanh nghiệp. Phương pháp này khá đơn giản, thích hợp để thực hành kỹ năng xây dựng kế hoạch cá nhân. Bạn hãy trả lời các câu hỏi sau:
Why (Mục tiêu công việc): Tại sao bạn lập kế hoạch này?
What (Danh sách công việc): Những công việc cụ thể bạn cần làm để đạt được mục tiêu phía trên là gì? Bạn hãy liệt kê cụ thể các đầu việc để bản kế hoạch được chi tiết hơn.
Where (Địa điểm làm việc): Các công việc kể trên sẽ được thực hiện ở đâu? Địa điểm đó có yêu cầu gì hay không?
When (Thời gian làm việc): Bạn sẽ làm mỗi công việc trong bao lâu? Thời điểm bắt đầu và kết thúc là gì?
Who (Người chịu trách nhiệm): Ai sẽ là người đảm trách mỗi công việc trên? Nếu là bạn, bạn có cần sự giúp đỡ từ ai không?
How (Cách thức thực hiện): Bạn sẽ làm nó như thế nào, bằng công cụ và tài liệu nào?
Control (Phương pháp kiểm soát): Bạn cần kiểm soát các nội dung nào và làm sao để kiểm soát nó? Tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc là gì?
Check (Phương pháp kiểm tra): Bạn cần kiểm tra những gì, bao lâu một lần? Bạn cần chú ý những gì khi kiểm tra và sau đó ghi chú ai là người thực hiện việc kiểm tra nếu đây là kế hoạch teamwork.
Tinh Hoa Việt chúc bạn lập kế hoạch hiệu quả trong công việc cũng như trong cuộc sống hàng ngày!
Tinh Hoa Việt – Dẫn Đầu Quà Tặng Sự Kiện Và Doanh Nghiệp
Tại Miền Bắc
Địa chỉ: 11/39 Khúc Thừa Dụ - TP. Hải Dương
Hãy liên hệ ngay Hotline: 0772.294.555 Để nhận được tư vấn tốt nhất dành cho quý khách hàng
Website: https://tinhhoavietvn.com
Chia sẻ bài viết:
Like và truy cập Quà Tặng Tinh Hoa Việt để cập nhật chương trình khuyến mại và tin tức sớm nhất
Cùng Quà Tặng Tinh Hoa Việt xem các chương trình phát sóng về giới thiệu về sản phẩm
Đăng ký để cập nhật những thông tin về dịch vụ mới, sự kiện và khuyến mãi
Địa chỉ
Điện thoại
Email
Website
